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Les ERP (ou PGI) : Etat des lieux et perspectives

Les ERP (ou PGI) : Etat des lieux et perspectives le 15/08/2003

L'ERP : un pont entre deux rives

ERP : Enterprise Resource Planning, en français PGI : Progiciel de Gestion Intégré. Ces termes, longtemps réservés aux grands comptes et aux grands éditeurs, aux hautes sphères du management et aux journaux spécialisés, tendent à se démocratiser, l'expérience des grands ayant mis en évidence le besoin important des PMI-PME dans le domaine de l'organisation.
L'ERP n'est pas seulement un outil, c'est un véritable concept global de management. C'est un acteur à part entière dans l'entreprise, qui structure autour de lui l'organisation. Il intègre les méthodologies et les procédures propres à l'entreprise, et permet de lier des systèmes d'information disjoints (logistique, relation clientèle, service, interfaces comptables), en intégrant les fonctions d'organisation de l'entreprise.
L'ERP propose du « prêt à porter », à la place du « sur mesure », à partir de processus définis comme optimaux.
Les ERP proposés sur le marché sont paramétrables, jusqu'à un certain point, et la mise en place d'un ERP nécessite une modélisation de la structure de l'entreprise dans la structure de l'ERP.
L'ERP est un échangeur permettant aux flux de l'entreprise d'utiliser les chemins optimaux. De par son objectif, l'ERP est amené à être modifié périodiquement pour prendre en compte toutes les évolutions et des nouvelles orientations de l'entreprise. D'où l'importance d'un système le moins rigide possible.

La conduite du changement

Un projet ERP est difficile à mettre en place. Sa complexité réside dans le fait que son objectif va se définir tout au long du projet. C'est l'équipe en charge du projet, composée de ressources internes et externes à l'entreprise, qui va accompagner le projet, faire des choix pendant la mise en place, définir de nouvelles procédures, construire des ponts entre les différents services ou entités. Lors de la définition du périmètre du projet, il est donc important d'avoir conscience de la « révolution » des habitudes et des comportements humains que son implantation va entraîner.

  • Schéma directeur d'intégration :
    Etude préalable, identification des besoins et des données existantes
    Définition d'un schéma d'organisation aligné sur le standard
    Définition des interfaces et spécifiques
    Paramétrage
    Reprise de données
    Intégration
    Formation
  • Aspects techniques :
    Redimensionnement des serveurs, réseaux, en fonction des flux de données prévus. L' ERP beaucoup de ressources
  • Base de données :
    De la structure de la base de données va dépendre sa souplesse et sa compatibilité avec les autres outils, les limites de son évolution
    La reprise de données est une phase importante, et nécessite des outils d'importation adaptés
  • Ressources humaines :
    La mise en place d'un ERP nécessite des compétences diverses et de nombreux acteurs. Si tous les acteurs ne sont pas partie prenante, le changement ne pourra s'opérer que plus difficilement
    Intégration des utilisateurs au projet
    Formation
  • Retour sur investissement :
    L'expérience montre un retour sur investissement moyen de deux ans pour que les procédures de travail soient intégrées, que la fiabilité de l'information soit contrôlée, que le contrôle de gestion et la logistique s'en trouvent allégés, que les flux et les informations suivent des chemins optimaux. L'entreprise tire alors les bénéfices du système mis en place.
  • Maintenance du système, suivi des nouvelles versions :
    15 à 20% du coût du projet initial pour une montée en version majeure. Chaque mise à jour majeure équivaut à un nouveau projet ERP, avec les désordres temporaires que celui-ci entraîne. Les entreprises se plaignent du monopole des éditeurs à ce sujet, et ont l'impression d'être pris en otage, étant souvent obligés d'accepter des montées en version, afin de rester dans le périmètre de maintenance de l'éditeur.
    l'entreprise est par ailleurs souvent en attente d'une nouvelle version qui apportera une amélioration à son système en place. L'ERP étant par essence en évolution constante, l'utilisateur parle du progiciel implanté au futur, comptant sur les promesses de nouvelles fonctionnalités des prochaines versions.

L'ERP, un bien ou un mal ?

L'expérience montre que les ERP tels qu'ils se présentent sur le marché ont un impact bien différent que celui pour lequel ils étaient destinés, une mise en place souvent douloureuse, des dépassements de budgets importants, pour un résultat pas toujours satisfaisant pour l'utilisateur final.
L'entreprise évolue pendant le déroulement du projet qui s'étale sur des mois, voire des années, si bien qu'à l'aboutissement du projet, l'outil mis en place est déjà obsolète techniquement ou par rapport aux évolutions de l'entreprise. A noter que pour la PMI-PME l'anticipation sur le long terme est difficile à cerner, et que celle-ci fait un pari risqué et coûteux sur les bienfaits escomptés de l'investissement.

Pour beaucoup de PMI-PME, l'ERP reste un investissement trop important, financièrement et au niveau des ressources humaines et de la conduite du changement, avec des délais de mise en route trop longs pour que la baisse d'activité puisse être supportée par l'entreprise. Pourtant le besoin est réel.

Par ailleurs, l'évolution des NTIC et l'apparition de nouveaux métiers et de nouvelles organisations nécessitent une souplesse accrue en termes de paramétrage et d'ajout de nouvelles fonctionnalités. L'ERP doit donc tenir compte de l'ouverture vers des utilisateurs nomades, gérer des opérations multi-entreprises et multi-langues, le e-business et le e-procurement. Les principaux éditeurs d'ERP se sont donc orientés vers des modules permettant l'accès à la base de données de l'entreprise à distance. Malheureusement, ces développements ne sont bien souvent qu'un « raccommodage » hybride, qui a terme prouvera ses limites.

L'avenir de l'ERP

C'est pourquoi l'avenir de l'ERP est dans le développement d'applications Full-Web et de solutions complètement ouvertes, permettant l'ajout de nouvelles fonctionnalités sans casser la vision globale de l'entreprise ni la structure de la base de données. Ainsi, quelles que soient les spécificités métiers, les montages d'entreprises et leurs évolutions, le système conserve une totale cohérence globale, ce qui est, rappelons-le, le but premier d'un ERP. De plus, ces solutions sont beaucoup moins onéreuses en termes d'installation, déploiement et maintenance, et sont beaucoup plus accessibles aux PMI-PME.

Christina Fellmann - Consultante

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